Privacy Statement

1. Inleiding

In dit Privacy Statement informeer ik je over de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga. Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen bij) klanten, cliënten, relaties en deelnemers, evenals op bezoekers van mijn websites, zowel van Van Hoegee BV als Van Hoegee Consulting.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Ik, Camiel van Hoegee, ben de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens in Van Hoegee BV en Van Hoegee Consulting. Van tijd tot tijd kan ik dit Privacy Statement aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert of als wij onze werkwijze bijstellen.

3. Persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens die:
(i) je zelf aan ons verstrekt om je van dienst te kunnen zijn (bijvoorbeeld bij contact, inschrijving of gebruik van de leeromgeving), en
(ii) eventueel openbaar beschikbaar zijn via bronnen zoals het Handelsregister, LinkedIn of bedrijfswebsites.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je achtergrond of gezondheid, verwerken wij uitsluitend als dit essentieel is voor onze dienstverlening. De vastlegging hiervan gebeurt bij voorkeur schriftelijk en alleen op papier, enkel toegankelijk voor de betrokken coach of trainer. Zodra deze gegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden ze zo snel mogelijk vernietigd.

De overige persoonsgegevens verwerken wij voor:

• uitvoering van onze diensten (zoals coaching, training of advies),

• facturering en administratieve afhandeling,

• analyse van ons klantenbestand,

• en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3a. Coachingsgesprekken en samenvattingen
Wanneer je een coachingsgesprek bij mij volgt (live of via Zoom), kan ik een extra service aanbieden: een persoonlijke samenvatting van het gesprek. Deze wordt gemaakt met behulp van digitale hulpmiddelen en onder strikte voorwaarden.

Het gesprek wordt opgenomen, uitsluitend met jouw toestemming. De opname wordt automatisch omgezet in tekst via een transcriptietool. Deze tekst wordt vervolgens bewerkt met behulp van een digitale assistent om:

• de inhoud te anonimiseren (herkenbare gegevens worden verwijderd),
• en een beknopte, persoonlijke samenvatting te maken.

Na verwerking worden zowel de opname als het transcript verwijderd. Alleen de geanonimiseerde samenvatting wordt bewaard en gedeeld.

Deze samenvatting wordt alleen aangeboden op voorwaarde dat ik de anonieme versie ook mag hergebruiken voor mijn eigen ontwikkeling of als casusmateriaal in trainingen. Daarbij worden nooit gegevens gebruikt die naar jou te herleiden zijn.

Toestemming geef je éénmalig voorafgaand aan het traject. Zolang de samenvatting nog niet is verwerkt in trainingsmateriaal, kun je verzoeken om verwijdering. Na opname in anoniem trainingsmateriaal is dit niet meer mogelijk.

4. Inzet van externe diensten en verwerkers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van digitale systemen en externe partijen. Denk aan systemen voor administratie, communicatie, planning, beveiligde opslag en online leeromgevingen. Sommige van deze systemen maken gebruik van technologie op basis van kunstmatige intelligentie (AI), bijvoorbeeld voor ondersteuning bij administratieve of inhoudelijke processen. Deze systemen nemen geen besluiten zonder menselijke tussenkomst.

Met alle externe dienstverleners zijn verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin afspraken zijn gemaakt over de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Waar mogelijk kiezen wij voor partijen die gegevens verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals door naleving van het EU-VS Data Privacy Framework of via modelcontractbepalingen.

5. Delen van gegevens

Je persoonsgegevens worden alleen op een 'need to know'-basis gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij onze dienstverlening, zoals een freelance secretaresse. Buiten deze kring verstrekken wij je gegevens niet, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dit noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten of die van derden.

Als Van Hoegee BV of Van Hoegee Consulting wordt betaald door een derde partij (bijvoorbeeld een ouder of werkgever), worden jouw persoonsgegevens niet met deze derde gedeeld zonder jouw expliciete toestemming, tenzij je jonger bent dan 12 jaar.

6. Foto’s en beeldmateriaal

Bij sommige bijeenkomsten kunnen foto's of video-opnames worden gemaakt, bijvoorbeeld voor verslaglegging of promotie. Dit wordt vooraf duidelijk aangekondigd. Wij zijn een kleine organisatie en vragen daarom niet bij iedereen schriftelijk toestemming, maar maken het wel duidelijk wanneer er opnames plaatsvinden. Als je bezwaar hebt, kun je dit ter plekke aangeven. Wij zorgen er dan voor dat je niet in beeld komt. Mocht je achteraf alsnog bezwaar maken, dan verwijderen wij het betreffende materiaal zo spoedig mogelijk.

7. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de privacywetgeving recht op:

• inzage in je persoonsgegevens,

• correctie of aanvulling van je gegevens,

• verwijdering van gegevens,

• overdraagbaarheid van gegevens,

• bezwaar tegen verwerking.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij omgaan met je persoonsgegevens of met je verzoek? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie vind je op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht

8. Marktonderzoek

Je kunt worden uitgenodigd om deel te nemen aan marktonderzoek. Deelname is vrijwillig en de resultaten worden anoniem verwerkt. Jouw antwoorden worden niet gekoppeld aan je contactgegevens en worden niet gedeeld met derden.

9. Bewaartermijnen en beveiliging

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Fysieke dossiers worden veilig opgeslagen en later vernietigd. Digitale gegevens worden opgeslagen binnen de EER, tenzij anders vermeld en dan onder passende waarborgen.

Dossiers in de online leeromgeving worden maximaal twee jaar na uitschrijving bewaard, tenzij je eerder om verwijdering verzoekt.

Wij doen ons uiterste best om je gegevens goed te beveiligen. Tegelijkertijd zijn wij een kleinschalige organisatie, waardoor we niet alles kunnen garanderen. Wel nemen we passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beveiligde verbindingen en toegangsbescherming, om je gegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

10. Mails en nieuwsbrieven

Cliënten ontvangen automatisch onze nieuwsbrief. Niet-cliënten kunnen zich hiervoor aanmelden. Afmelden kan eenvoudig via de link onderaan elke mail.

11. Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die je browser tijdelijk opslaat om websites goed te laten werken en bezoekersgedrag te analyseren. Onze websites maken gebruik van cookies om je gebruikerservaring te verbeteren en onze dienstverlening te optimaliseren.

Bij je eerste bezoek vragen wij expliciet toestemming voor het gebruik van analytische en marketingcookies. Zonder toestemming worden alleen functionele cookies geplaatst.

Wij gebruiken cookies uitsluitend om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de inhoud beter af te stemmen op bezoekers. Gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en IP-adressen worden niet meegegeven.

Je kunt cookies zelf beheren of verwijderen via je browserinstellingen.

12. Social media

Onze websites bevatten knoppen om content te delen via social media. Als je deze gebruikt, kunnen die platforms gegevens verzamelen en verwerken volgens hun eigen privacybeleid. Wij hebben daar geen invloed op en raden je aan om hun voorwaarden zelf te lezen.

13. Externe links

Onze website en leeromgeving kunnen links bevatten naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van die websites. We adviseren je om altijd hun privacyverklaring te raadplegen.